Какие записи хранить и как долго их хранить


Некоторая бумага необходима, но какая-то беспорядок. Знай разницу

Резюме

Ведите слишком мало записей, и вы будете запинаться агенту IRS во время аудита. Слишком много - и бумага может поглотить ваш дом. Сколько в самый раз?

Содержание этой страницы актуально на дату публикации; однако срок действия некоторых из наших партнерских предложений может истек. Просмотрите наш список лучших кредитных карт или воспользуйтесь нашим инструментом CardMatch ™, чтобы найти карты, соответствующие вашим потребностям.

Основные чтения, доставляются еженедельно

Подпишитесь, чтобы каждую неделю получать самые важные новости недели по электронной почте.

Ваше путешествие по кредитной карте официально началось.

Следите за своим почтовым ящиком - мы скоро отправим ваше первое сообщение.

Организация финансовой отчетности также может дать вам более четкое представление о своих финансах, чтобы вы имели лучшее представление о том, что вы можете себе позволить, - говорит профессиональный организатор Джули Моргенштерн, автор книги «Организация изнутри».

Кто знает? Вы даже можете получить дополнительные деньги. «Около 70 процентов моих клиентов находят деньги», - говорит Моргенштерн. «Они найдут чеки, которые не были депонированы, банковские счета, о которых они забыли, или медицинские счета, которые они могут заполнить, чтобы получить возмещение от своей страховой компании».

Мы поговорили с Моргенштерном и другими экспертами, чтобы получить их главные советы о том, какие документы нужно выбросить, какие хранить и как лучше всего хранить и систематизировать все это.

Шаг 1. Выбросьте все, что можете

Многое из того, что вы спрятали в этих кучах документов и в ваших переполненных картотеках, вероятно, можно разбросать. Просто убедитесь, что вы защищаете свою личность, уничтожая все, что содержит больше личной информации, чем вы можете найти в телефонной книге.

Среди записей вы можете очистить:

  • Квитанции. Вы можете довольно быстро выбросить квитанции на большинство покупок, особенно если вы расплачивались наличными. Если вы платили дебетовой или кредитной картой, храните эти квитанции в конверте или на стойке для квитанций (в основном, гвоздь на основании), пока вы не проверите, чтобы убедиться, что выписка из вашего банка или кредитной карты верна. Единственные квитанции, которые вам действительно нужно хранить дольше, - это чеки на ремонт дома и крупные покупки (для получения гарантии или подтверждения их стоимости в случае потери или повреждения) и те, которые вам нужны для налоговых целей. Конечно, если есть шанс, что вы захотите вернуть это дорогое новое пальто или пару обуви, вам также следует сохранить эти квитанции, по крайней мере, до окончания периода возврата.
  • Выписки по кредитной карте. Большинство экспертов говорят, что вы можете выбросить ежемесячные отчеты после проверки их точности, если только они не являются вашей единственной записью о транзакции, связанной с налогами. Если вам по какой-то причине понадобится выписка, большинство банков заархивируют ее для вас в Интернете.
  • Спам. Выбросьте инвестиционные и банковские брошюры, которые вы уже читали, предварительно одобренные кредитные предложения и каталоги или журналы старше 3 месяцев. (Если они существуют так долго, вы никогда их не прочитаете.) Будьте безжалостны, когда дело доходит до приглашений на прошлые мероприятия, предложений, которые вы не готовы действовать немедленно, и старых поздравительных открыток, если они не содержат специальное рукописное сообщение.

Шаг 2. Сортируйте и упорядочивайте

После очистки разделите документы, которые необходимо хранить, на три категории: те, которые вам нужно хранить в течение одного календарного года, те, которые вам нужно хранить в течение более длительного периода, и документы, которые трудно заменить, например свидетельства о рождении и браке. (См. Таблицу: какие записи хранить, как долго их хранить.)

Затем определитесь с домом для каждого.

«Просто сделайте свою систему настолько простой, насколько это возможно, чтобы вы действительно ее использовали», - говорит Брэнди Каджино, консультант по домашнему офису из Ванкувера, штат Вашингтон. «У вас может быть красивый шкаф для документов, но если он пустой, это вам не поможет».

  • Документы вы будете хранить в течение года. По словам организаторов, эти записи лучше всего хранить в картотеке или ящике, к которому легко получить доступ. Создавайте папки с такими темами, как квитанции о платежах, банковские выписки, коммунальные услуги, телефонные и автомобильные счета. Здесь также хранятся налоговые квитанции о коммерческих расходах и благотворительных взносах. Если вы ненавидите регистрацию или у вас мало места, попробуйте файл аккордеона или набор штабелированных почтовых ящиков, говорит Кадзино.
  • Длительное хранение.Большинство организаторов рекомендуют убирать ваши файлы после уплаты налогов и складывать декларацию и другие документы в коробку или корзину с указанием года. Чтобы они были в целости и сохранности, выберите пластиковый контейнер с крышкой. Хотите знать, как долго хранить возврат? У IRS есть три года, чтобы проверить вас, если обнаружит добросовестные ошибки; шесть, если вы значительно занизили свой доход. Но многие эксперты говорят, что если у вас есть место, самая безопасная стратегия - вечно хранить налоговые документы. «Никогда не знаешь, когда придется вернуться и что-то доказывать», - говорит Майкл Тонкович, директор PwC. Группа Вашингтонской национальной налоговой службы: «Предположим, вы работали в пиццерии, когда учились в колледже, и когда приходит время получать выплаты по социальному обеспечению, вы не видите эту заработную плату в своей ведомости по заработной плате в Службе социального обеспечения.Один из способов доказать это - сохранить эту налоговую декларацию и форму W-2 ». Другой сценарий: ваш работодатель или налоговый бухгалтер проверяются на предмет мошенничества, совершенного 10 лет назад. (Нет ограничений по времени, если есть подозрение в мошенничестве.) Скорее всего, IRS захочет увидеть ваши отчеты в рамках своего расследования.
  • Жизненно важные документы. Такие записи, как свидетельства о браке и рождении, паспорта, карточки социального страхования, завещания, свидетельства о смерти и титулы должны храниться в очень безопасном месте. Некоторые эксперты считают, что сейф - лучший вариант, хотя доступ к нему в неурочные часы может быть затруднен, а если вы умрете, ящик может быть запечатан. Еще один хороший вариант: противопожарный бокс или шкаф. В любом случае храните копии этих документов в отдельном месте. Не забудьте включить домашний инвентарь или видео, а также список всех ваших важных учетных записей.

Сделайте вашу систему настолько простой, насколько это возможно, чтобы вы действительно ее использовали. У вас может быть красивый шкаф для папок, но если он пустой, это вам не поможет.

Шаг 3. Будьте в курсе

Теперь, когда вы создали систему, главное - действительно использовать ее.

  • Создайте домашний финансовый центр. Выберите единое место, где вы будете открывать банковские выписки, оплачивать счета и подавать документы. Ваш компьютер, измельчитель и сканер должны быть поблизости. Лучшее место, говорит Моргенштерн, - это естественное скопление бумаг: «Если ваши бумаги повсюду на кухонном столе, а ваш офис находится наверху, вам придется перенести свой офис на кухню», - говорит она. «Вам нужно работать там, где вы тяготеете, потому что вы никогда не собираетесь переучивать себя». Это может означать очистку шкафа или инвестирование в тележку для файлов.
  • План поступающей бумаги. Чтобы не допустить повторного образования стопок, составьте план того, как вы будете обрабатывать почту по мере ее поступления. Каджино рекомендует несколько папок или почтовых ящиков с такими ярлыками, как «действие» для документов, с которыми вам нужно действовать, «ввод данных» для номеров телефонов или квитанции и «прочтите и проверьте» на информационные бюллетени и статьи, которые вы хотите прочитать.
  • Установите часы домашнего офиса. Независимо от того, проводите ли вы немного времени каждую ночь или два часа каждую субботу утром, выберите обычное время для оплаты счетов и подачи финансовой отчетности, затем внесите это в свой календарь и придерживайтесь его. «День и время дня должны быть одинаковыми. каждую неделю », - говорит Моргенштерн. «Вы не можете просто делать это, когда у вас хорошее настроение или когда у вас есть свободное время. Ни то, ни другое никогда не происходит ». Планируйте вкладывать минимум час в неделю.
  • Переходите на цифровые технологии. Такие программы, как Quicken, упрощают отслеживание расходов, сверку банковских выписок и устранение лишней бумаги. Вы также можете оплачивать свои счета онлайн и загружать выписки по счетам и кредитным картам на свой компьютер, сохраняя их там, а не в бумажной форме. IRS считает электронные документы ничем не хуже бумаги. Просто убедитесь, что вы зашифровали файлы и храните резервные копии на USB-накопителе, компакт-диске, DVD-диске, переносном жестком диске или в веб-хранилище.

График: какие записи хранить, как долго их хранить

ДокументКак долго держать этоЗачем
Налоговые декларации и подтверждающие документыМинимум семь лет после подачи декларации.У IRS есть три года для проверки вашей отчетности, если оно подозревает добросовестные ошибки, шесть лет, если оно считает, что вы занижали свой доход как минимум на 25 процентов, и неограниченное время, если оно расследует мошенничество. Как минимум, сохраняйте свои W-2 до тех пор, пока вы не начнете зарабатывать Social Security, поскольку они предлагают наилучшую оценку вашего заработка.
Брокерские отчеты / отчеты об инвестицияхВедите ежемесячные отчеты за один год; вы можете выбросить их, если ваш годовой отчет суммирует всю деятельность. Храните годовые сводки, пока вы владеете ценной бумагой, плюс семь лет.Вам необходимо подтверждение ваших покупок, чтобы подтвердить прирост капитала и убытки в вашей налоговой декларации.
Выписки из пенсионного планаВедите квартальную отчетность за один год; выбросьте их, как только сопоставите цифры с годовым отчетом. Сохраняйте годовые отчеты до выхода на пенсию.Записи о ваших взносах в Roth IRA доказывают, что вы уже уплатили с него налог.
Записи по благоустройству и прочей недвижимостиПока вы не продадите дом, плюс семь лет.Они устанавливают основу вашей стоимости дома и могут помочь снизить налог на прирост капитала на недвижимость.
Выписки по кредитной картеОдин месяцВыбросьте, как только проверите их на точность, если только они не являются вашей единственной записью о транзакции, связанной с налогами.
Квитанции об оплатеОдин годКак только вы получите W-2, измельчите его и убедитесь, что числа совпадают.
банковские выпискиВедите ежемесячные отчеты за один год. Храните годовые отчеты, связанные с вашими налогами, не менее семи лет.Они служат доказательством дохода от процентных счетов и могут регистрировать налоговые операции.
Коммунальные и телефонные счетаОдин месяцДержите, пока не получите следующий отчет о том, что вы заплатили, если он вам не нужен для налоговых целей.
КвитанцииОдин месяц для покупок, таких как продукты и блюда в ресторане, пока вы не сопоставите их со своей кредитной картой или выпиской из банка. Для дорогостоящих покупок (ювелирных изделий, мебели, техники) прикрепите квитанцию ​​к инструкции по эксплуатации и храните ее до тех пор, пока товар принадлежит вам.Квитанции на дорогостоящие товары необходимы для активации гарантии или замены дефектного товара и могут подтвердить ценность товара для страховой компании.

Редакционный контент на этой странице основан исключительно на объективной оценке наших авторов и не зависит от денег на рекламу. Он не был предоставлен или заказан эмитентами кредитных карт. Однако мы можем получить компенсацию, если вы переходите по ссылкам на продукты наших партнеров.

Мишель Крауч - бывший вкладчик личных финансов CreditCards.com

Что дальше?

Финансы: как музыка влияет на ваши деньги

Нельзя отрицать, что музыка может ускорить тренировку, но знаете ли вы, что музыка также может оказать значительное влияние на ваши финансы?

Читать следующую статью: Сколько времени нужно, чтобы получить одобрение на автокредит?